実行されないtodoリスト/結果を出す人のリスト作成法の違い

todo リスト
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あなたはこんなtodoリストの間違いを犯していませんか?

そう遠い昔の事ではありません、約2年前の夏の事です。ある男は「起業しよう」と思い立ち、それまで数年勤めて来た会社を退職しました。

彼が勤めていた会社は素晴らしい所で、自己都合で辞める彼に花束やプレゼントを渡し、バンザイ三唱までして送り出しました。彼は夢と希望に溢れ、キラキラとした気持ちで会社を出ました。

が、それが彼の絶頂期でした。

半年後、彼のビジネスは途方に暮れていました。手をつける作業は日に日に増えていき、毎日朝から寝るまで12時間、14時間と仕事をすることも珍しくありませんでした。

それでも何一つ成果は出ず、ストレスまみれの日々を過ごしていたのです。彼はその膨大な作業量に圧倒され、仕事に取り組む気力は徐々に失せていきました。気づけば彼は現実逃避をする為に

「約一か月間、朝から晩までYOUTUBEを見る」

という謎の生活を始めました。食生活は乱れ、スーパーの出来あいものを食べる毎日。またストレスから日夜飲みに出かけ、貯金をドンドン使っていきました。体調は悪化し、次第に動くのも怠くなりました。彼の部屋はゴミ屋敷状態となり、三日以上お風呂に入らない時もありました。部屋から一歩も出ない日も度々ありました。やがて、

ベッド上から動けない鬱寸前の状態

まで陥りました。「このままじゃやばい……」と感じた彼は、親に頭を下げて一旦実家に戻り、冷静に現状を見つめなおしました。そこでようやく何かに追われるような日々から解放されました。しばらく時が経った後、彼は自分のtodoリストを見直しました。

「こんなの出来る訳がない!」

彼はその事実に気づいた時、愕然としました。何故なら彼の作業量は、3人がかりでも不可能な量だったからです。

私のゴミ屋敷todoリストの紹介…

実はこの彼……以前の私の姿です。

恥ずかしい事なので、あまり公開したくなかったのですが、リアリティがあるのでご紹介しました。その当時、私は以下のようなtodoリストを作成していました。

コピーライター業

  • コピーライター業の営業
  • クライアントのマーケティングプランを考える
  • クライアントの記事やメルマガをゴーストライターとして書く
  • ゴーストライターとして書けるように、クライアントの本を数十冊読む

コンテンツビジネス

  • 無料オファーの作成
  • アフィリエイト商材を探す
  • セールスレターを書く
  • デジタル商品の作成
  • フェイスブック、ツイッターの記事作成
  • アメーバブログのデザインを考える
  • アメーバブログの記事を書く
  • メールアドレス獲得のページ作成
  • メールマガジンの発行
  • マーケティングのシステムの考案
  • 顧客とのコミュニケーション
  • 顧客の声を集める
  • ビジネスの収入支出の管理

ビジネスの為の学習

  • 写経
  • インターネットビジネスについて学ぶ
  • コピーライティングの勉強
  • 心理学の勉強
  • 脳科学の勉強
  • マーケティングの勉強
  • スピーキングの練習
  • ニュースや時事関連の情報収集

プライベート

  • 友人と居酒屋に飲みにいく
  • 喫茶店でコーヒーを飲みに行く
  • ○○さんと○○さんで旅行に行く
  • アーティストのライブに行く
  • 歌の練習をする
  • 毎日の日記をつける
  • メール返信をする
  • 筋トレをする

学習

  • 自己啓発の勉強
  • 宗教についての勉強をする
  • お金についての知識を深める
  • 健康についての知識を深める
  • 美容についての知識を深める
  • ファッションについて勉強をする

日常生活

  • 洗濯物をする
  • しっかり7時間睡眠を取る
  • 朝昼晩のご飯を作る
  • 部屋の掃除をする
  • お風呂に入る
  • 皮膚科に行く
  • 歯医者に行く
  • 散髪に行く
  • アファメーションを行う

では、このtodoリストを一つにまとめるとどうなるでしょうか?

todo リスト 間違い例

まるでゴミ屋敷に埋もれた人のようになっていたのです。これは記憶を頼りに書いたので、おそらくまだまだあったと思います。

因みに私はこのリストに加え、もう一つやっていた事があります。

それは……

「todoリストに新しい項目を追加する」

という事です。私を愚かな人間だと思うでしょうか?ですが、これは他人事ではありません。

何故なら夢を追いかける事に一生懸命な人、人生を目一杯楽しみたい人、そういった人こそ、このワナに陥りやすいと言えるからです。一生懸命なだけに情報を沢山集め、todoリストをびっしりと書き込み沢山の行動を起こそうとします。

もしあなたにも心当たりがあるのならば、一度全ての活動をやめて

「より多くのことを付け加えることが、解決策になるのか?」

と自分に質問してみて下さい。それは往々にして解決策にはなりません。待っているのは私のようなTodo地獄の日々です。

数々の失敗から学んだ成果の出るtodoリストとは?

私のようにtodoリスト作りに失敗する人は、おおむね下記のような悪循環に陥ります。

  1. 膨大なtodoリストを作成する
  2. 膨大なtodoリストを実行しようとしてパンクする
  3. todoリスト作りをやめる
  4. 行き当たりばったりの行動に終始する
  5. 成果が出ずに落ち込む
  6. 膨大なtodoリストを作成する
    ……

「では逆に成功する人のtodoリストの作成とはどういったものなのか?」というと、

  1. 膨大なtodoリストを作成する
  2. 最小のtoneed(必要なこと)リストに書き換え実行する
  3. 成果が出る

というものです。

つまり、失敗する人と成功する人の大きな違いは、膨大なtodoリストを書いた後、

「todoを絞り込んでいるかどうか?」

の違いだと言えます。そこでここからは、夢を叶えたり目標を達成する人の、todoリスト作成法について説明していきましょう。

膨大なtodoを見つける

私の失敗談を話した後に、膨大なtodoリストを作成してくださいと言っても、「絵主は何を言っているんだ!?」と言いたくなるかもしれません。

ですが「本当に成果の出るtodo」を見つける為には、まず沢山のtodoを見つけなければなりません。

例えば「リンゴと梨のどっちが好き?」という統計データを収集したいとしましょう。その時、質問を

  • 10人に投げかけるのと、
  • 100人に投げかけるのと、

どちらが正確なデータが取れるでしょうか?答えを聞くまでもありませんよね。

todoリスト作成も同じように考えてみて欲しいのです。

つまりまずは膨大なtodoリストを作成し、そこから8割のtodoを捨てて、最大の効果が出る2割のtodoだけを残す。これが正しいtodoリストの作成法です。

最小のtoneed(必要なこと)リストに書き換える

私のtodoリストの失敗に見られるように、膨大なtodoはそのまま実行する事は出来ません。そこでそれらを絞り込み、本当に必要なこと(toneed)リストにする必要があります。

  • ビジネスであれば
    「一番コストや労力が少なく、最大の利益がでる活動は何か?」
  • プライベードであれば
    「一番コストや労力が少なく、最大の充実感を得られる活動は何か?」

を見つけ、それ以外の「効果の出ない8割のtodoをバッサリ切る」勇気を持たなければなりません。ここがおそらく誰もが抵抗を感じる部分で、私自身もハマっていた落とし穴です。

参考までに、今私のtodoリストはどうなったか?というと……

“ユーザーを満足させる最高のコンテンツ(記事)を作る”

というものに変わりました。

勿論、私は日常生活もありますし、ビジネス上の活動も色々しています。が「コンテンツ制作を全てのtodoリストの中心に置く」という事を決めたのです。

何故なら最高のコンテンツを作る事だけにフォーカスすれば、

  • 勝手に人が集まり、商品が売れ、収益が上がる
  • 人に伝える為に自然と学習し、自分自身も成長させられる
  • モチベーションを保つために健康状態に気を配る
  • 良い精神状態を保つために日常生活をキッチリ行う。
  • 作業量が減る事で、自分のプライベートな時間を確保できる

という風に、その他の項目は“自動的に”満たせる事に気づいたのです。以下の画像のようなイメージです。

正しい todoリスト

 

そうなると次に考えるべきなのが

「最高のコンテンツを作る為のtodoは何か?」

という事です。そこからスタートしてtodoを考える事が重要です。すると必要な学習だけ、必要な日常生活だけが残っていきます。つまりtoneedリストとなります。下記にイメージが沸きやすいように画像にしてみたので、見てください。

todo 絞る

実践①:膨大なtodoリストの作成法

それではいよいよ実践編です。まずは先ほど述べた膨大なtodoリストを、「どのように作るか?」について触れていきたいと思います。是非記事を参考にしながら、あなたもtodoリストを作成してみて下さい。

todoリストは思いつきで書いても構いませんが、それでは行き当たりバッタリのtodoリストになりかねません。そこで下記の二つのアイデアを取り入れてみてください。

それは……

  1. デイリーログをとり、todoリストに加える
  2. 短期目標から逆算したtodoリストを作成する

というものになります。それぞれ詳しく説明していきましょう。

※また書き出す時には、パソコンやスマホなどに書き出すと良いでしょう。何故なら後々の整理やスケジュール作成の際、時間短縮になるからです。より詳しくは《完全保存版!世界に1つだけのあなたに最適なタスク管理の見つけ方》という記事を参考にしてもらえればと思います。

1.タイムログをとり、todoリストに加える

タイムログとは「時間の記録」のような意味で、分かりやすく言えば、「自分の24時間、1440分の使い方を記録する」というものになります。

何故これが大切かというと、

現在自分がやっている活動に多くのムダが含まれている

はずだからです。

これらを一旦todoリストに加え、「やるべきかどうか?」を吟味する必要があるはずです。(吟味の方法については後述します。)

「休みの日はベッドで18時間寝ています」というような暇人なら別ですが、普通の人は活動を増やす前に減らす事を意識しなければ、新たなtodoを付け加えるのは難しいでしょう。ですから一度タイムログを取ることをお勧めします。

やり方は簡単です。スマホやパソコンのメモ帳などに、今日一日の行動を書くだけです。

例えば

  • 日々のルーティンワーク
  • 仕事が始まる前のコーヒータイム
  • 会社での行動
  • 趣味やゲームの時間
  • 友人と電話した時間

……

といったようなもの全てです。これらをtodoリストに書き加えます。だいたい一週間分くらい記録すれば、活動の傾向が見えてくるでしょう。

これだけでも、自分がいかに生産性の低い時間を過ごしていたかに気づくでしょう。

※より詳しいやり方や、タイムログの有効性については、《タイムログ|行方不明の時間を100%取り戻す超シンプルなアイデア》という記事でご紹介しているので、是非ご覧下さい。

2.短期目標から逆算したtodoリストを作成する

次は自分の短期目標から逆算したtodoリストを書いていきましょう。目標を基準に考える事で2割のtoneedな行動を洗い出せる可能性が高いと言えます。

また、“短期”目標と言っている所にもポイントがあります。

例えば一般的な人が「年収1億稼ぐ事」を目標にしたとします。ですがそれでは「その為に今日から何をしよう?」という具体的な行動が見えてきません。そして「あれもやろう、これもやろう」と、無駄なtodoが生まれがちです。

そこで一旦「年収一億」という長期目標を短期目標に落とし込み、そこからtodoリストを書く必要があります。

以下に具体例をあげてみたので、参考にしてみて下さい。

長期目標 年収一億を達成する
短期目標 三か月間、成功している企業をリサーチして、起業アイデアを見つける
短期目標を達成する為のtodo
・毎日2時間成功している企業のリサーチをする。そのために、毎朝五時に起きる。
・既に事業を成功させている人のブログやフェイスブックを探し、連絡をしてみる。

※長期目標→短期目標に書き換える為の方法論については、《達成率1割→8割へ!新・目標達成シートのダウンロードと使い方》という記事をお読み下さい。

実践②:todoリストをtoneedリストに変える方法

ここまでの工程で、膨大なtodoリストが完成しているはずです。ですが残念ながら、それら全てを「やること」は出来ません。todoリストから生産性の低い活動を削除したり、所要時間を短縮して、toneedリストに書き換える必要があるのです。

そこでお勧めしたいのが、私が考案したNNEメソッドという思考ツールです。

これは作成したリストのtodo一つ一つに、以下のような問いかけを行う方法です。

  • Step1.この行動は本当に必要不可欠なものか?(Need)
  • Step2.この行動は本当に“現在”の自分に必要なものか?(Now)
  • Step3.この行動にかかる時間をもっと少なくする方法はないか?(Economy)

それぞれの頭文字を取ってNNEとなります。

nne メソッド

 

またこれらはステップになっていて、step1.の「本当に必要か?」を問いかけて、「必要だ」と思えば、次のステップの「“現在”必要か?」にいく……という流れになります。

ここからは、それぞれのステップについて詳しく説明していきます。

Step1.この行動は本当に必要不可欠なものか?(Need)

「todoリストに優先順位をつけ、順番にこなしていく……」

これはよく言われるタイムマネジメントの方法論ですが、私はこれだけでは不十分だと思います。優先順位をつけるよりも先に、todoリスト一つ一つに「これは本当にやるべき事か?(Need)」と問わなければいけません。

その際「このtodoが必要かどうかが分からない……」と迷う事があるでしょう。ですがそれらは積極的に削除する事をお勧めします。これは現在行っている行動についても同様です。

これを私は逆プロトタイプ理論と呼んでいます。

逆プロトタイプ理論とは?

プロトタイプとは試作品の事で、企業などが大まかなモデルを作成し、その商品に本格的に取り組むかどうかを決める時に使うものです。

そして逆プロトタイプとは、

今やっているtodoを試験的にやめてみて、それが本当に必要な事かどうか?

を見極める方法です。

私達は目的/目標の達成に必要不可欠な事だけをやるべきです。そして必要不可欠という事は、無かったら困るものです。で、あれば、一度無くしてみれば、必要かどうかが分かるはずです。

※より良い判断を行いたいなら《優先順位のつけ方|生涯労力1/2、成果は2倍の6つのセオリー》の記事も参考にされると良いでしょう。

Step2.この行動は本当に“現在”必要なものか?(Now)

「将来、何かの役に立つかもしれないから、英語の勉強をしておこう」

と、そんな風に思っていた時期が私にはありました。(きっとあなたにも覚えがあるでしょう。)私は実際に一年と少しくらい勉強をしたのですが、結局やめてしまいました。何故なら

「その時の自分にとって必要か?」

と言われると、そうではなかったからです。英語を使う機会なんてまるでありません。使わないので、どんどん英語を忘れていきます。

モチベーションも上がりません。「何の為に勉強をしているのだろう?」と感じるからです。これでは勉強としての効率も悪いです。

そんな風に、人は必要性に迫られた時の方が、遥かに学習効果が上がります。

例えば

「パツキンのボンキュッボンの外国人の女性と仲良くなりたい」

という目的があれば、より早く習得する事が出来るでしょう。

また時間が経てば、“必要だと感じていたもの”が必要で無くなったり、時代がそれをカバーしてくれるかもしれません。

例えば現在の私は、英語の論文を読む習慣がありますが、グーグルの翻訳機能を使えば、高校卒業レベルの英語力でもある程度読めますし、その上で英語の勉強も出来ています。

これは学習以外でも同じ事が言えます。例えばショッピングで

  • 「いつかこの服を着るかも」
  • 「また、使うだろうから」

と言って、それが必要でなかった経験は無いでしょうか?人は“とりあえず”が好きですが、こういった考えでは作業地獄のゴミ屋敷todoリストとなる事をお約束します。笑

なので

「“今”必要不可欠なtodoなのか?」

と捉え、自分に問いかける事は、とても大切な事だと感じています。

Step3.この行動にかかる時間をもっと少なくする方法はないか?(Economy)

「Economy(エコノミー)」は「節約、無駄を省く、より安く」といったニュアンスを含んだ言葉です。シンプルに言えば、現在している行動を「エコにする方法はないか?」と考えるのです。

つまり

「よりコストや時間をかけず合理的に行う方法はなにか?」

という質問をtodoリストに投げかけるのです。

例えば、

  • お店で買うより、ネットで注文して移動時間を短縮する。
  • ネットの回線を早くする
  • ご飯は一度に沢山炊いて、後は冷凍しておく
  • メールはまとめて返信する
  • アウトソーシング(誰かにやってもらうことは)出来ないか?

という風に考えられたりしますよね?

こうして、必ず行わなければいけないtodoを、より時間をかけずにこなす方法を探すのです。

ステップシートで、実行しやすいtodoリストに書き換える

「todoリストを書いたけど、結局実行しなかった……」

これは、私だけに限らず多くの人が経験している事でしょう。

ここまでの過程で、todoリストがtoneedリスト(絶対にやる事リスト)に変わっているはずです。ですが、いざ手をつけるとなると、「やる気が沸いてこない……」と感じるかもしれません。

この原因は単純で、実行されないtodoリストは大抵、

  • 手順が複雑なもの
  • 完成までにやることが多い事

です。

例えば私の場合で言えば、「ブログをアップする」といった行動がそれに値します。そして、これらの問題を解決してくれるのがステップシートです。参考までに下記を見てください。ブログアップステップシート

「ブログをアップする」

というtodoの中にも、これだけの細かいtodoが含まれているのが、お分かりになるかと思います。

そして、日常で実行されないtodoリストは、大抵こういった面倒くさいものでしょう。

そこで、一つ一つのtodoを細かく細分化して、手順通りに並べる事で、精神的に楽に取りかかれます。(実際に、上記のステップシートは、この記事を上げる時にも活用しています。)

ですので、「やるのが億劫だなぁ……」と感じるtodoは、上記の例に沿って手順を書いた紙を用意すると良いでしょう。きっとそれらのtodoは実行されるようになるはずです。

※特にステップシートは繰り返す作業には効果的だと言えます。

何故なら

  • 大幅な時間短縮になる
  • 作業の質が高いクオリティで保てる
  • 作業にかかる疲労やストレスを軽減する

といったメリットがあるからです。詳しくは《トップアスリートの秘密、ルーティンを人生全てに応用する5つの手順》でご説明していますので、併せて読むと、より効果を高められるでしょう。

結果を出す人のtodoリストを作成しよう!

もしあなたが、todoリストの作業に忙殺されていると感じているのであれば、この記事をまとめた、以下のアクションプランを試してみて下さい。

todoリスト作成のアクションプラン

1.膨大なtodoリストの作成をする

1-1.デイリーログを取り、現在自分のやっている事をtodoリストに書き出す
1-2.自分の短期目標から逆算したものをtodoリストに書き出す

2.NNEメソッドでtodoリストをtoneedリストに書き換える

2-1.この行動は本当に必要不可欠なものか?(Need)
2-2.この行動は本当に“今”必要なものか?(Now)
2-3.この行動にかかる時間をもっと少なくする方法はないか?(Economy)

3.繰り返しの仕事や難しいtodoはステップシートを作る

3-1.難しいtodoの中の、細かいtodoを全てあげる
3-2.それらを手順通りに並べ、紙に書く(パソコンで印刷する)
3-3.そのtodoを行う時に、紙を見ながら実行する

 

是非上記のアクションプランに取り組んでみて下さい。

そうすればあなたは

  • 手つかずで、ストレスだらけのゴミ屋敷のようなtodoリストから解放される
  • 成果が出る2割の行動だけに終始する事が出来、成功を勝ち取れる
  • 成功する事によって、よりモチベーションが沸いてくる

ようになるからです。

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