完全保存版!世界に1つだけのあなたに最適なタスク管理の見つけ方

タスク管理
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タスク管理をすること=人生を思い通りにコントロールすること

絵主

タスク管理……というキーワードでグーグル検索をかけてみて下さい。きっと沢山の本やブログが見つかるでしょう。

そしてそれらを読んで実践していくと必ず、

「これは私には適さない」

という壁にぶつかる事でしょう。

それもそのはず。タスク管理には十人十色の手法が求められるからです。

例えば……

  • 人付き合いが多い人と少ない人
  • サラリーマンと起業家

では、生活スタイルがまるで違います。

またタスク管理の為のツールも、パソコンやスマホ、手帳やアプリ……と、世の中には沢山のツールで溢れかえっています。

ですから私が思うに、それぞれのスケジュールに適したタスク管理の方法やツールがあるはずなのです。

そこで、この記事では

“世界に一つだけの、あなたにとって最適なタスク管理の方法”

を見つける為の記事を書きました。

あなたはこの記事を読む事で、

  • 今までより時間が短縮でき、仕事の効率アップ、プライベートの充実が得られる
  • 「パソコン?手帳?スマホ?どれがいい?」→あなたに最適なツールが見つかる
  • ゴチャゴチャとなったスケジュールを整理出来、ストレスが無くなる

ようになります。

是非、この記事に書かれてある内容を読み込み、あなたにとって最適なタスク管理を見つけて下さい。

※attention!

この記事における“タスク”という言葉は広義に捉え、スケジュールやTODOリストだけではなく、“人生で行う全ての活動”と考えてもらえればと思います。

少し難解に感じるかもしれませんが、具体例なども入れながら分かりやすく解説するので、ご安心頂ければと思います。

1.あなたがタスク管理を行うべき3つの理由とは

「そもそもタスク管理を行う理由って何だろう?」

と、今一度考えてみて下さい。そのために、あなたの大切な時間を使うのですから、そこに意味があるべきです。

私が考えるに、それは以下の三つの要素となります。

  • 夢や仕事の忘却を防ぐため
  • 時間を有効活用するため
  • 思考のマルチタスクを取り除くため

まずは、これらの理由についてご説明していきましょう。

1-1.夢や仕事の忘却を防ぐため

私が考えるタスク管理の最大のメリットは、

タスクを忘れないようにするため

だと言っても過言ではありません。あなたも私も、人は自分が思っている以上に物忘れが激しいものです。笑

「そんな事はない!私は自分のする事くらい覚えている!」

と、怒りたくなるかもしれません。確かにスケジュールや昨日の食べたものを覚えている人はいるかもしれません。

「では自分の目標やビジネスの成功を、24時間常に意識出来ているか?」

と聞かれると、微妙かもしれません。ですが「この常に意識出来ているか否か?」が、それらの成功を大きく左右するのです。

例えば……

  • 毎日筋トレをしようと思ったけど、やらなくなってしまった。
  • 〇月〇日に△△さんと会う予定だったのに、すっぽかした
  • 凄く良いアイデアを思いついたのに、実行せずに終わってしまった

などの失敗をした事はありませんか?

実はこれらの失敗の大きな要因の一つとして、“忘れていた”というものがあります。

それらを避ける為には「文字にして記録する→見返す」という事を、普段から癖づる事が重要なのです。

※タスク管理を行えば、無意識のパワーが引き出される!

常に夢や目標に意識を集中するようになれば、人の脳は無意識下でも成功の為のプランを立ててくれるようになります。

この辺りの仕組みは《ホメオスタシス》の記事で紹介しているので割愛します。気になる人はこちらもお読みいただければと思います。

1-2.時間を有効活用するため

ムダな時間を排除したり、スキマ時間を有効活用する為にはタスク管理がかかせません。

先ほどと同じように、タスクを意識上にあげる事で初めて、「この行動はいらないな」とか「ここに空白の時間があるな」という事に気づけるからです。

例えば……

  • 電車の時間や通勤時間は、セミナー音声を聞こう
  • あ、ここに15分の空きがあるな。じゃあこの間に洗濯物でもしよう

という事を思いついたりします。

こういう細かい時間は、タスク管理しなければ使いこなせません。因みにこういったスキマ時間やダラダラして無駄使いしている時間は、

一般的な人で、一日あたり平均2時間もある

と言われています。

一日に二時間って結構な量ですよね?ですからもしあなたがタスク管理をすれば、毎日2時間も一日の時間が増える事になるのです。

1-3.思考のマルチタスクを取り除くため

思考のマルチタスクとは、同時に二つ以上の物事を考え、意識が散漫な状態の事を指します。

人はこのように、現在している行動とは別の事を考えると、そのタスク処理能力はガクンと落ちてしまいます。

例えばあなたが仕事をしている時……

「今日は散髪に行って、歯医者にも、振り込みもして、洗濯もしておかなくちゃ、それから……」

と考えていると、仕事ではミスや物忘れをし、クオリティが落ち、上司から大目玉を食らうかもしれません。

逆に意識がそのタスク一点に集中している時……

  • より効率よくタスクをこなす方法を見つけ、生産性が向上する
  • ストレスを感じず、作業をする事が出来る

といったメリットがあります。

ですからあなたがタスク管理をすれば、アスリートでいう所の「フロー」や「ゾーン」と呼ばれる状態を作る事が出来るようになるのです。

マルチタスクは危険!

同時に二つ以上の物事を行う(考える)事は、逆に非効率であり、マリファナを吸った時と同じくらい脳を破壊すると、様々な研究から知られています。この事については、《徹底解析!本当にマルチタスクは非効率で、バカになるのか?》という記事に書いたので是非読んでみて下さい。

2.タスク管理ツールの効果的な使い方

以前の私には、タスク管理ツールについてこんな悩みがありました。

  • 「パソコン、スマホ?どれが一番自分に合っていて、どれが効率良く使えるのだろう?」
  • 「スケジュールは、プライベート用と仕事用で分けた方が良いのだろうか?」

などです。

もしかしたらあなたも、同じような悩みを抱えているかもしれません。そこでここからは、それらの疑問にお答えしていきましょう。

※attention!

私が今回説明するタスク管理ツールは、

  • パソコン
  • スマホ
  • システム手帳

の三つに絞っています。

何故ならそれ以外(メモ帳やカレンダー等)は、保存出来る情報量が少なすぎて、タスク管理ツールとして不十分だからです。

2-2.タスク管理ツールは極力1つに絞ろう

私はタスク管理の方法を、書籍やサラリーマン時代の上司などから教えてもらい、現在までに様々なやり方を試してきました。

それらの経験から得た一つの結論として

“タスク管理ツールは極力一つに絞る方が良い”

と考えています。

例えばパソコンでタスク管理をするのであれば、

  • プライベートの予定や仕事の予定のスケジュール
  • ビジネスアイデアや仕事の資料

などを全て、その一台のパソコンにまとめてしまうという事です。スマホならスマホだけ使う。手帳なら手帳だけ使う。という事です。

私であれば、以下のようなものを全てパソコンに突っ込んでいます。

タスク管理 ツール

「では、何故一つにまとめると良いのでしょうか?」

ここからは、その詳しい理由を、お伝えしていきます。

2-2-1.「あれぇ?どこだったっけ?」が無くなるから

例えばあなたが営業で使う資料を探しているとしましょう。その時に、色々な場所に色々な情報を保管していると、

「あれぇ……?あの資料はどこだっけ?」

と本棚をひっくり返し、デスクの中身を引っ張り出し、パソコンを開く必要があるかもしれません。それでも見つからずに、イライラして仕事のやる気を無くすかもしれません。

(ちなみにこんな風に、人がモノを探すのにかかる平均時間は、一日の間に30分程度あると言われています。)

逆に一つの管理ツールに絞れば、この時間のロスやストレスがなく、スムーズに仕事を進められるでしょう。

2-2-2.ツールを扱う技術がアップする

一つのツールに絞って使っていると、そのツールの扱いにだんだん慣れてきます。

例えばパソコンであれば、

  • 「スケジュール表はデスクトップの左上にあるな……」
  • 「フォルダ分けのルールはこうだ!」
  • 「ブラインドタッチの速度が向上した!」

という風に、ツールは使えば使う程、上手く使いこなせるようになります。どんな一流の野球選手でも、初めはグローブさばきが下手くそだったはずです。

それを使い続けて技術が向上する事で、人を歓喜させるファインプレーを生み出すのではないでしょうか?

2-2-3.私達の活動は全て繋がっているから

そもそも私達の日常の活動は、一つ一つが分解されている訳ではなく、全てが繋がっています。

例えば私が文章を書く時で言うと、

  • マインドマップというツールを使う
  • 記事の完成具合で、デイリーや月の予定を調節する
  • 自然環境(森や波)の音を聞く
  • 学習した事を見返して記事に活かす

といったような事を全てパソコン一台で行います。

もしこれがバラバラであれば、私はカレンダーのある場所に移動したり、音楽コンポに移動したり、本棚からノートを取りだす必要があります。

また、日常の予定とプライベートの予定をバラバラで管理していれば、ダブルブッキングをしてしまう羽目になるかもしれません。

上記のような理由から、私はタスク管理ツールは一つに絞る事を推奨しています。

2-1.パソコン、スマホ、手帳:3つのタスク管理ツールの特徴

今、あなたの頭の中には

「管理ツールを一つに絞った方が良いのは分かった!では、具体的にどの管理ツールを使えば良いんだろうか?」

という疑問が浮かんでいるかもしれません。

そこでここからは「パソコン、スマホ、システム手帳」という三つのツールの、それぞれの特徴をご紹介していきたいと思います。それぞれのメリットを知っておくと、あなたに最適なツールを見つけるヒントになるはずです。

そして、ツールを選ぶ上では、下記の要素を考慮すると良いでしょう。

  1. 記入速度
  2. コピー&ペースト
  3. 外出先での使用
  4. ソフトやアプリの使用

この四つの点について、もう少しだけ詳しく補足をしていきます。

2-1-1.記入速度

私がツールを選ぶ上で一番大切にしているのが記入速度です。時間を効率よく使うためのツールなのに、それが遅いのは致命的だと言えます。

それぞれの特性はこんな所でしょうか。

  • パソコン:〇
  • スマホ:△
  • 手帳:×

これはブラインドタッチが出来るとか、デジタル機器に慣れている、といった点でも違いますが、それぞれを使いこなすとこうなるでしょう。

ですので、私のように文章を書く機会が多い方は、パソコンでタスク管理をする事をお勧めします。いくら速記が速くても、ブラインドタッチをマスターした人にはかなわないでしょうから。

2-1-2.コピー&ペースト

記入速度の次に重要視したいのが「コピー&ペーストが出来るかどうか?」です。

例えばスケジュールをたてる時、毎日や毎週、毎月定期的に行うようなルーティンワークは、繰り返し記入する事が多いですよね?

その度に記入しなおしていては、時間と手間がかかります。

また、ブログやサイトを読んでいて、それらの文章を保存しておきたい時なども、コピペは活躍してくれるので重宝します。

そんなコピペの使いやすさは……

  • パソコン:〇
  • スマホ:△
  • 手帳:×(使用不可)

となるでしょうか。

コピペはスマホでも出来ますが、範囲を選択するのにとまどったりします。また手帳は記入速度が遅い上に、コピー&ペーストが出来ないので、時間のロスが大きいツールと言えます。

2-1-3.外出先での使用

これはよく外に出る人にとっては、最重要項目となるでしょう。(私は引きこもり気味なのであまり関係ありませんが。)

外出先で予定を聞かれて答えたり、アイデアを閃いた時にメモをしたり出来るのは強みだと言えます。

それぞれの特性は……

  • パソコン:×
  • スマホ:〇
  • 手帳:△

今まで手帳が誇っていた“外出先での使用”という最大の強みは、現代ではスマホの方が有利だと感じます。

何故ならスマホは手帳に比べ、

  • トイレや人の多い電車でも見返しやすい(ペンを出さずに入力も出来る。)
  • 軽くて持ち運びがしやすく、かさばらない
  • パソコンとデータを同期したり、メールやウェブも使える

と言えるからです。

パソコンはこの点が唯一の弱点で、頻繁に外出したり、人と会う機会の多い営業職などには少し不向きかもしれません。(※ただ、それを解消する方法を後述します。)

2-1-4.ソフトやアプリの使用

これは私のように、仕事で頻繁にパソコンを使う人には、最重要項目となります。

例えば、

  • エクセル
  • ワード
  • パワーポイント
  • サイト作成、デザイン
  • プログラミング

などを使う人が、該当するでしょう。

それぞれの特性は……

  • パソコン:〇
  • スマホ:△
  • 手帳:×(使用不可)

というものになるでしょうか?

ソフトなどはスマホでも使えるかもしれませんが、画面の大きさやデータの重さから考えて、まだまだパソコンの仕事だと言えます。(ブログとかもスマホで良い文を書くのは難しいです。)

手帳に関してはアプリやツールもそうですが、ネットの使用も出来ないので、用途はスケジュール管理がメインに留まるでしょう。

2-3.結局どのタスク管理ツールを使うべきか?

まずはそれぞれのタスク管理ツールの特徴をまとめた表を、下記に用意したのでご覧下さい。

ツール 記入速度 コピー&ペースト 外出先での使用 ソフトやアプリの使用
パソコン ×
スマホ
手帳 × × ×

 

それぞれの特徴を吟味していくと……

  • コミュニケーションや外出が多い人はスマホが有利
  • クリエイティブな仕事をする人、人付き合いが少ない人はパソコンが有利

という事になりそうです。

パソコンは、圧倒的に利便性が高いですが、外出先でのスケジュールチェックやメモに困ったりします。

とはいえ、スマホ一台で全てを管理するとなると、

  • 「画面が小さくて見にくい」
  • 「容量の大きいソフトやパソコンのソフトを動かせない」
  • 「パソコンに比べると記入速度やコピペが遅い」

などの、様々な問題点を含んでいます。

そこで私がやっているのが

  • パソコンで全てのタスクを管理する。
  • 外出先でよく使うスケジュールやメモ帳は、スマホとパソコンで共有出来るアプリを使う。

という方法です。

これらの詳しいやり方について、これからご説明していきましょう。

ミニコラム:手帳はもう使えない?

上記の表に照らし合わせても分かる通り、手帳はスマホに比べてあらゆる面で使いづらいと、私は考えています。

ただ、私が一番にお伝えしたいのは、

“自分に合ったものを選ぶ事が一番大切”

という事です。手帳の方が自分に適していると感じたら、そちらを選ぶべきでしょう。

因みに、手帳の良い点をあげるとすれば、

人前でメモをとっても不自然じゃない

という点でしょうか?

上司の話を聞いてスマホにメモをしていたら、「お前は話を聞いているのか!」と、日馬富士さんの問題のようになりかねません。笑

もしくは「デジタルが苦手…」という方は手帳の方が適しているかもしれません。

それらの点も吟味し、自分の適性に合ったものを使用するのがベストです。

3.おススメのタスク管理アプリ2つ

ここからは、タスク管理をする上でお勧めなアプリをご紹介したいと思います。

具体的には……

  • 一週間~一年単位のタスクはグーグルカレンダーで管理する
  • 一日単位のタスクはシンプルノートで管理する

という事をおススメしています。

上記の二つのアプリの強みは、パソコンとスマホで共有する事が出来る点にあります。

これらを使えば全ての情報をパソコンで管理しながら、カレンダーやメモ帳は、スマホと共有する事が可能になります。

それでは具体的なやり方をご紹介しましょう。

3-1.一週間~一年単位の予定はグーグルカレンダーに書く

私は「1週間~1年単位」の予定は、グーグルカレンダーで管理をしています。

グーグルカレンダーは、スマホからでも、パソコンからでも、一つのカレンダーを共有が出来るという強みに加えて

  • すぐに表示され、見やすい
  • 簡単に予定が入れられる

と、利便性も高いです。

イメージが沸きやすいように、下記に画像を用意したので見て下さい。(サイズの関係で、ちょっと見ずらいですが。)

グーグルカレンダー

 

上記のように、ここにはあまり詳細は書き込まず、おおまかなビジネスプランやプライベートの予定を書いています。(詳細に書いてもズレが生じるのが普通ですし。)

私自身は、グーグルカレンダーがある事で

  • ダブルブッキングを防いだり、
  • 大事な予定をすっぽかすのを防いだり

出来ています。

また、仕事の全体像を見ながらスケジュール調整をする事にも役立ちます。

例えば私の場合だと、「旅行のある日は記事が書けないから、別の日にずらそうか」という事をしたりしています。

またグーグルカレンダーは、一か月分だけではなく、週の予定や日々の予定も立てられます。(私は使用しませんが、人によっては使いやすいでしょう。)

グーグルカレンダー1

 

是非一度使ってみて下さい。きっとあなたの身の回りにある卓上カレンダーや壁掛けカレンダーは、不要になるでしょう。

※グーグルカレンダーは、グーグルのアカウントさえ持っていれば、下記のリンクをクリックするだけで、一秒後には使い始められます。
  ↓  ↓  ↓
グーグルカレンダー

もし、使い方やアカウントの作り方が分からないという方は、できるネットさんの《Googleカレンダーを使いこなそう! 解説記事のまとめ》を見ると良いでしょう。丁寧に分かりやすく解説されています。

3-2.一日単位のスケジュールはシンプルノートで管理する

私は一日単位のスケジュールは、シンプルノートというメモ帳を使っています。勿論これもスマホとの共有が可能です。

シンプルノート

シンプルノートのダウンロード

機能的には、ウインドウズのパソコンに元々付属されているメモ帳(notepad)と同じように、ただテキストを書くだけのものです。

メモ帳 windows
「それなら、グーグルカレンダーでもいいのでは?」と思うかもしれませんが、わざわざシンプルノートで一日のスケジュールを作るのには理由があります。

それは……

  • todoリストなどをデイリースケジュールの下に保管出来る
  • 5分や10分単位で時間単位を調節できる。
  • 毎日の予定をコピー&ペーストで立てられる

といった利点があるからです。

グーグルカレンダーでは時間が15分単位で設定されていますし、todoリストを一緒に書く事も、コピペをする事も出来ません。

ですから私が求めるー日単位のスケジュール管理は、こういったシンプルなメモ帳の方が便利だと言えます。

※コピペを使ったり、5~10分を有効活用するスケジュール管理の方法は、《トップアスリートの秘密、ルーティンを人生全てに応用する5つの手順》という記事を参考にしてもらえればと思います。

4.私が実際にやっている3つのタスク管理/整理方法

全てを一つの管理ツールにまとめると、どうしても情報量が多くなってしまいます。そこでここからは、私がやっている「タスク管理/整理の方法」をご紹介したいと思います。

タスクを整理する上で一番大切な事は

「欲しいファイルやツールを瞬時に見つけ出せるようにすること」

です。その為の方法をこれからご紹介していきます。

紹介するのは基本的な事ばかりですが、これらをキチンとやっておけば、余計な時間の損失を避ける事が出来るので、是非一度チェックしてみて下さい。

具体的には……

  1. パソコンの中身を断捨離する
  2. フォルダに名前をキチンと入れる
  3. その他のフォルダを作る

というものになります。それぞれ説明していきます。

※attention!

パソコンの整理方法を例にだしていますが、手帳でもスマホでも基本的な考え方は同じなので、そちらを使われている方も参考にしてみて下さい。

4-1.パソコンの中身を断捨離する

一つの管理ツールに情報をつめこんでいくと、どうしても情報量が多くなってしまいます。また放っておけば、どんどん膨れ上がってごみ屋敷状態となります。

そこでまずはパソコンやスマホの中身を断捨離しましょう。そうすれば後に行う整理も楽になります。

具体的には

  • 不要なアプリやツール
  • 不要な連絡先やメールアドレス
  • 不要なファイルやメモ
  • グーグルの履歴

などをかたっぱしから削除していきましょう。

ファイルが少なくなればなるほど探す手間が省けます。その上パソコンの高速化にも繋がります。また断捨離をする事によって

「自分にとって本当に大切なものは何か?」

という価値観が明確になったりします。それはあなたが夢を叶える上で、強力な後押しとなります。

私が整理する上で心がけている事は、

  • 8割のものを捨てる気で望む
  • 迷うくらいのものは思い切って捨てる

という事です。

何故なら、自分にとって重要なものはせいぜい2割程度しかありません。それに「迷う」という時点で、それほど重要ではないものでしょう。

ですからそういったものは思い切って捨てましょう。

4-2.フォルダに名前をキチンと入れる

ファイルを作成する度に、丁寧に名前を入れるのは面倒くさいと感じるかもしれません。ですが後々の事を考えれば、その方が遥かに効率が良い事に気づくでしょう。

名前を入れる時のポイントは二つ。

それは……

  1. 何のファイルか具体的に分かるようにしておく事
  2. 日付を入れて、順番通りに並ぶようにしておく事。

例えばこの記事なら、「071027_タスク管理_記事」という風に保存しています。

特に、何のファイルか具体的に分かるようにしておく事は重要で、

「間違ってファイルを削除してしまった!」

「あれぇ…あのファイルはどこにやったっけ?」

という時間のムダを省く事が出来ます。見つからなければ「タスク管理_記事」、というキーワードでファイル検索をかければ、一発でお目当てのファイルが見つかります。

また日付を入れておくと、手がけた順番通りに並ぶので分かりやすくなります。パソコンのファイル上では以下の画像のように並びます。

ファイル 名前 書き方

日付の代わりに通し番号で

  • 01_todoリスト_記事
  • 02_タイムログ_記事

という風に並べてもいいかもしれません。この辺りは用途や使い方によって、適切なやり方を見つけておくと良いでしょう。

因みに下ハイフン( _ )は必須ではありませんが、見やすくする役割があります。

4-3.「その他」のフォルダを作る

私は分類に困った時や、一時的に保存しておきたいファイルは「その他」のフォルダを作っておいて、取りあえずそこに放りこむようにします。

ただここのフォルダを放置しておくとカオス状態と化すので、定期的に「週末に整理する」「月末に整理する」などのルールを決めておくと良いでしょう。

整理の仕方は今までと同じで、その他フォルダを開き

  • 不要なファイルを削除する
  • 必要なファイルには名前をキチンと入れて分類する

という流れでOKです。

5.まとめ:あなたに最適なタスク管理の見つけ方

最後にここまでの記事をまとめた、簡単なアクションプランをご紹介したいと思います。

勿論この通りにやる必要はなく、あなた流にアレンジしながら、自分に最適なタスク管理を見つけるヒントにしてもらえればと思います。

あなたに最適なタスク管理の見つけ方
  1. スケジュール、メモ帳、アイデア、音楽……など「出来る限り全ての情報」を一つの管理ツールに詰め込む
  2. 管理ツールの中身を8割捨てるつもりで断捨離する
  3. 全ての情報を瞬時に取り出せるように整理する

※またパソコンとスマホを使える人は、是非シンプルノートとグーグルカレンダーを使って、スケジュールを立ててみて下さい。

 

是非実践して、ストレスフリーで最高の生産性を生み出す、あなたにとって世界に1つだけのタスク管理を実現してみて下さい。

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